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Lohnbuchhaltung fast ohne Papier
Bislang war die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten von Klempnern eine der größten Herausforderungen für die Personalverwaltung. Die Datenerfassung über klassische Stundenzettel und Formulare ist unpräzise, zudem müssen die Papiere für die Lohnbuchhaltung aufwändig abgetippt werden. Das verhindert eine zeitnahe Kalkulation. IT-Anwendungen bieten Abhilfe.
Barbara Nüßen denkt mit Unbehagen an früher. Bis 2008 gehörte das aufwändige Abtippen von Stundenzetteln, Bautagebüchern und die Kontrolle von Fahrtenschreibern bei der Meschede Bedachungen GmbH zu ihrem Arbeitsalltag. "Das hat stets eine Menge Zeit in Anspruch genommen, ganz zu schweigen von dem Verwaltungsaufwand auf der Baustelle", erinnert sich Nüßen, die in der Verwaltung des Recklinghäuser Unternehmens arbeitet. Aber das umständliche Prozedere war seinerzeit ein notwendiges Übel, denn nur so konnten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst und weiterverarbeitet werden.
Diese Zeiten sind inzwischen vorbei. Die Abläufe in der Verwaltung sind einfacher, schneller und vor allem fast ohne Papier. Der Grund: Die Meschede Bedachungen setzt auf die IT, genauer gesagt auf ein mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem. "Die Lösung ermöglicht uns eine enorme Ersparnis. Insgesamt hat sich der administrative Aufwand um circa 75 Prozent reduziert", sagt Nüßen. Das Prinzip des Systems ist denkbar einfach: Jeder der rund 25 im Außendienst tätigen Mitarbeiter verfügt über ein Diensthandy, mit dem er seine Arbeitszeit erfasst. Das interaktive Menü bietet jederzeit genau die Eingabeoptionen, die für die aktuelle Arbeitssituation in Frage kommen.
Schneller Informationsfluss
Die erfassten Daten liegen der Verwaltung sofort vor. "Der Informationsfluss ist extrem schnell", erklärt Nüßen. Die vom Mitarbeiter erfassten Arbeitszeiten werden auf die Minute genau und gemäß der betrieblichen Regelungen, also mit den richtigen Tarifen und Zuschlägen, auf den Servern automatisiert zu Buchungssätzen für die Lohnabrechnung verarbeitet.
Neben der reinen Arbeitszeitkontierung hat die Verwaltung laut Nüßen eine aktuelle Übersicht über die jeweiligen Baustellen: "Wenn jemand von der Bauleitung kommt, kann ich schnell nachschauen und ihm sagen, wie viele Stunden schon auf dem Projekt gelaufen sind. Hierdurch ist ein schneller Abgleich mit der Vorkalkulation möglich." Zudem sei stets ersichtlich, welche Mitarbeiter sich auf welchen Baustellen befinden, was die Disposition deutlich vereinfache.
Die Verarbeitung der Daten geht noch weiter. Das System verfügt über Schnittstellen, mit denen sich die gesammelten Informationen in andere Programme wie Datev, Excel, SAP und den gängigen Branchenlösungen übertragen lassen. "Ich bin mit den Lohnbuchungen sehr schnell fertig. Am letzten Arbeitstag des Monats muss ich die Daten nur noch per Knopfdruck übertragen und an den Steuerberater weiterleiten", sagt Nüßen.
Klaus Baumann
Den ausführlichen Beitrag lesen Sie in klempner magazin 06.2011.
